Wiesz, że zadanie trzeba wykonać, masz na nie czas, a mimo to zajmujesz się wszystkim poza nim. Sprzątasz biurko, sprawdzasz telefon albo nagle przypominasz sobie o mniej pilnych obowiązkach. Takie zachowanie łatwo uznać za lenistwo, jednak prokrastynacja jest bardziej złożonym zjawiskiem i często wiąże się z unikaniem nieprzyjemnych emocji związanych z konkretnym zadaniem.
Czym właściwie jest prokrastynacja?
Prokrastynacja to dobrowolne odkładanie działania pomimo świadomości, że opóźnienie może przynieść niekorzystne skutki. Nie chodzi więc o każdą sytuację, w której przekładamy coś na później. Przesunięcie zadania z powodu ważniejszego obowiązku, choroby czy potrzeby odpoczynku może być całkowicie racjonalną decyzją.
Charakterystyczny jest konflikt pomiędzy tym, co zamierzamy zrobić, a tym, co rzeczywiście robimy. Możesz rano postanowić, że po pracy zajmiesz się rozliczeniem dokumentów, ale wieczorem przez godzinę oglądać krótkie filmy w telefonie. Świadomość zbliżającego się terminu pozostaje, lecz rozpoczęcie zadania nadal wydaje się wyjątkowo trudne.
Odkładanie często przynosi natychmiastową ulgę. Problem znika na kilka minut lub godzin, ale później powraca razem z presją czasu. W ten sposób może powstać powtarzający się schemat: dyskomfort, unikanie, chwilowa ulga, stres związany z opóźnieniem i kolejna próba zabrania się do pracy.
Prokrastynacja nie zawsze oznacza lenistwo
Osoba, która odkłada jedno konkretne zadanie, może w tym samym czasie wykonać mnóstwo innych rzeczy. Zamiast przygotować prezentację, odpowiada na wiadomości, porządkuje dokumenty i sprząta mieszkanie. Trudno więc powiedzieć, że po prostu nie chce jej się nic robić.
Źródłem problemu może być samo zadanie i emocje, które wywołuje. Jeśli wydaje się nudne, trudne, niejasne albo stresujące, odsunięcie go w czasie pozwala na chwilę pozbyć się nieprzyjemnego napięcia. Zadanie jednak nie znika, więc krótkotrwała poprawa samopoczucia może później oznaczać większy stres.
Znaczenie mogą mieć również zmęczenie i przeciążenie obowiązkami. Po dniu pełnym pracy znacznie trudniej rozpocząć czynność wymagającą dużego skupienia niż rano po odpoczynku. Nie każdą trudność z rozpoczęciem działania należy więc interpretować jako brak dyscypliny.
Zbyt duże zadanie może skutecznie blokować rozpoczęcie pracy
Muszę napisać pracę, muszę zrobić remont albo muszę uporządkować dokumenty z całego roku to zadania, które nie wskazują pierwszego konkretnego ruchu. Im większy i mniej określony projekt, tym trudniej zdecydować, od czego właściwie zacząć. Człowiek widzi przed sobą wiele godzin pracy zamiast jednej możliwej do wykonania czynności.
Pomaga rozbicie projektu na małe działania. Zamiast planować zrobić prezentację, można najpierw otworzyć dokument, rozpisać pięć slajdów i zebrać potrzebne dane. Pierwszy krok powinien być na tyle konkretny, aby nie trzeba było ponownie zastanawiać się, co właściwie oznacza rozpoczęcie pracy.
Podział nie służy wyłącznie tworzeniu ładnej listy obowiązków. Zmniejsza psychologiczną barierę wejścia w zadanie. Znacznie łatwiej powiedzieć sobie, że przez dziesięć minut zbierzesz materiały, niż myśleć o kilku godzinach pracy nad całym projektem.
Perfekcjonizm może prowadzić do odkładania
Prokrastynacja może pojawiać się również wtedy, gdy oczekiwania wobec efektu są bardzo wysokie. Jeśli zadanie ma zostać wykonane idealnie, jego rozpoczęcie zaczyna wiązać się z ryzykiem porażki. Łatwiej jeszcze przez chwilę nie zaczynać, niż skonfrontować się z możliwością stworzenia czegoś niedoskonałego.
W takiej sytuacji pomocna może być zgoda na przygotowanie pierwszej, roboczej wersji. Tekst nie musi być świetny po napisaniu pierwszego akapitu, a prezentacja nie musi wyglądać perfekcyjnie po stworzeniu pierwszego slajdu. Najpierw można przygotować materiał, a dopiero później go poprawiać.
Warto również zauważyć pułapkę czekania na idealne warunki. Nie zawsze pojawi się dzień, w którym będziesz całkowicie wypoczęty, zmotywowany i będziesz mieć kilka wolnych godzin. Czasami wystarczy rozpocząć pracę w warunkach, które są po prostu wystarczająco dobre.
Nie czekaj, aż pojawi się motywacja
Łatwo założyć, że najpierw trzeba poczuć chęć do działania, a dopiero później rozpocząć pracę. W rzeczywistości motywacja może pojawić się już podczas wykonywania zadania. Pierwsze kilka minut bywa najtrudniejsze, ponieważ trzeba przerwać dotychczasową czynność i skierować uwagę na coś mniej przyjemnego.
Pomocna jest zasada bardzo krótkiego startu. Możesz ustalić, że będziesz wykonywać odkładane zadanie tylko przez dziesięć minut. Po tym czasie wolno ci przestać, ale często okazuje się, że największy opór zniknął właśnie po rozpoczęciu pracy.
Taka metoda nie wymaga obiecywania sobie dwóch godzin pełnej koncentracji. Jej celem jest pokonanie pierwszej bariery. Jeśli po dziesięciu minutach rzeczywiście nie masz siły pracować dalej, wykonana została przynajmniej niewielka część zadania.
Telefon potrafi zamienić krótką przerwę w godzinę
Współczesne otoczenie bardzo ułatwia unikanie trudniejszych obowiązków. Telefon znajduje się w zasięgu ręki, a wiadomości, krótkie filmy i powiadomienia oferują natychmiastową nagrodę. W porównaniu z raportem, nauką czy porządkowaniem dokumentów takie aktywności wymagają niewielkiego wysiłku.
Nie trzeba jednak liczyć wyłącznie na silną wolę. Skuteczniejsze może być zwiększenie odległości od źródła rozproszenia. Telefon można zostawić w innym pokoju, wyłączyć niepotrzebne powiadomienia albo ustalić konkretny czas na sprawdzanie wiadomości.
Podobnie można przygotować miejsce pracy. Jeśli potrzebne dokumenty, programy i materiały są gotowe, rozpoczęcie zadania wymaga mniejszej liczby decyzji. Każda dodatkowa przeszkoda daje natomiast kolejną okazję, aby powiedzieć sobie zrobię to za chwilę.
Termin za miesiąc często przegrywa z przyjemnością dostępną teraz
Ludzie mają naturalną tendencję do większego doceniania nagród dostępnych natychmiast niż korzyści odległych w czasie. Oddanie projektu za miesiąc jest abstrakcyjne, natomiast obejrzenie kolejnego odcinka serialu daje przyjemność od razu. Im bardziej odległy termin, tym łatwiej uznać, że zadaniem można zająć się później.
Pomagają własne, wcześniejsze terminy oraz podział pracy na etapy. Jeśli projekt trzeba oddać w piątek, można zaplanować zebranie materiałów na poniedziałek, pierwszą wersję na środę, a czwartek pozostawić na poprawki. Duży odległy termin zmienia się wtedy w kilka bliższych punktów kontrolnych.
Ważne, aby plan był realistyczny. Rozpisanie dwunastu godzin pracy na dzień, w którym masz już osiem godzin innych obowiązków, nie rozwiąże problemu. Niewykonalny harmonogram może jedynie zwiększyć poczucie zaległości.
Odpoczynek nie jest tym samym co prokrastynacja
Nie każda godzina spędzona bez pracy jest czasem zmarnowanym. Organizm potrzebuje snu, odpoczynku i okresów mniejszego obciążenia. Problem pojawia się raczej wtedy, gdy zamiast świadomie odpoczywać, przez cały wieczór unikasz zadania i jednocześnie myślisz o tym, że powinieneś je wykonywać.
Prawdziwy odpoczynek można zaplanować podobnie jak pracę. Po zakończeniu określonego etapu można bez poczucia winy obejrzeć film, wyjść na spacer albo spotkać się ze znajomymi. Granica między obowiązkiem a czasem wolnym staje się wtedy wyraźniejsza.
Jeżeli natomiast jesteś stale niewyspany i przeciążony, kolejne techniki zarządzania czasem mogą niewiele zmienić. W takim przypadku warto najpierw sprawdzić, czy plan dnia w ogóle pozostawia wystarczająco dużo miejsca na regenerację.
Jak przestać odkładać rzeczy na później?
Zacznij od znalezienia przyczyny dotyczącej konkretnego zadania. Jeśli jest zbyt duże, podziel je. Jeśli nie wiesz, co zrobić, określ pierwszy ruch. Jeśli przeszkadza perfekcjonizm, przygotuj wersję roboczą. Gdy problemem jest telefon, usuń go z miejsca pracy zamiast przez godzinę walczyć z pokusą sprawdzenia powiadomień.
Dobrze działa również planowanie czynności zamiast samych celów. Pouczę się jutro jest mało precyzyjne. O 18:00 siadam przy biurku i przez 25 minut rozwiązuję zadania z pierwszego rozdziału znacznie dokładniej określa, co ma się wydarzyć.
Nie oczekuj przy tym, że każde zadanie zacznie sprawiać przyjemność. Celem nie jest całkowite usunięcie niechęci, lecz nauczenie się rozpoczynania działania pomimo niewielkiego dyskomfortu. Nawet pięć lub dziesięć minut pracy może przerwać schemat ciągłego przekładania rozpoczęcia na później.
Kiedy ciągłe odkładanie może wymagać większej uwagi?
Okresowe odkładanie obowiązków zdarza się wielu osobom. Warto jednak przyjrzeć się sytuacji dokładniej, jeśli problem jest długotrwały, dotyczy większości ważnych zadań i zaczyna wpływać na pracę, naukę, finanse albo relacje. Szczególnie istotne jest to wtedy, gdy mimo wielu prób trudno zmienić ten schemat.
Trudności z rozpoczynaniem i kończeniem zadań mogą współwystępować między innymi z przewlekłym stresem, zaburzeniami nastroju, zaburzeniami lękowymi czy ADHD, ale sama prokrastynacja nie pozwala rozpoznać żadnego z tych problemów. Jeśli odkładanie obowiązków poważnie utrudnia codzienne funkcjonowanie, rozmowa z psychologiem lub lekarzem może pomóc ustalić, co stoi za tym zachowaniem.
Nie trzeba jednak czekać na moment, w którym pojawi się ogromna motywacja do zmiany. Dobrym początkiem może być wybranie jednej odkładanej rzeczy i sprowadzenie jej do działania, które da się wykonać w ciągu kilku minut. Zamiast planować w końcu się za to zabiorę, otwórz dokument, wykonaj pierwszy telefon albo przygotuj potrzebne materiały.
Źródło: www.5kilokultury.pl
